Електронната фактура е документ подписан с валиден електронен подпис и е напълно равностойна на съответния хартиен носител (за справка Становище на НАП). Електронните фактури представяни чрез системата на Електронна Фактура Представяне и Плащане(ЕФПП)  напълно отговарят на изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис, Закона за счетоводството и Закона за ДДС.
Гарантиране на автентичността на произхода на фактурата и ненарушеността на съдържанието се постига чрез използване на цифров сертификат(универсален електронен подпис).

Какво е Електронна Фактура Представяне и Плащане(ЕФПП) ?

Електронна Фактура Представяне и Плащане (ЕФПП) е процес, при който доставчици и купувачи обменят и управляват фактури посредством Интернет. В световната практика е наложен американският термин EIPP(Electronic Invoice Present and Payment).
ЕФПП решението заменя хартиения процес и работи паралелно със счетоводните или ЕРП системите, като подобрява автоматизацията, намалява цената и поддържа високо качество на услугата.
ЕФПП решението, поддържа електронния обмен на финансови документи между доставчици и купувачи и управлява процесите свързани с тези документи бързо и сигурно. Друга голяма полза за доставчици и купувачи е подобряване на наблюдението на паричните потоци (cash flow visibility), управление в реално време на документи и бърз сетълмент.

Какви са моделите за реализация на ЕФПП ?
Известни са няколко модела на услугата ЕФПП.
Директен – един доставчик към много купувачи. Недостатъците на модела са че купувачите не могат да получат фактурите от всичките си доставчици от едно място.
Директен - купувач към много доставчици. Недостатъците на модела са че доставчиците не могат да представят фактурите от едно място на всички купувачи.
Коносолидатор - Този модел обхваща връзки от типа много към много –доставяйки интерфейси между много доставчици и купувачи. Консолидаторът осигурява среда за събиране и агрегиране на фактури от много доставчици за много получатели елиминирайки изискването за свързване от точка към точка.
Използването на консолидаторска платформа за предоставяне на ЕФПП услуги позволява на много доставчици да се свързват с много купувачи и обратното, като този модел спестява значителни разходи и на двете страни. На фигурата по долу е представен модел на ЕФПП чрез консолидатор.

Представяне на фактура - Доставчикът съставя чрез системата, или зарежда в нея фактури за стоки или услуги. Доставчикът подписва фактурата (фактурите) с подписът (подписите) на упълномощените от негова страна лица.

Нотификация – Системата известява купувача, че към него има насочена фактура чрез e-mail

Потвърждаване - Купувачът чрез системата може да се запознае с насочените към него фактури, да ги провери и да извърши плащане на стоките (услугите).

Плащане - След като купувачът одобри (приеме) фактурата, системата автоматично генерира  платежна инструкция (според уговорения метод на плащане между доставчика и купувача) в полза на доставчика. Системата изпраща нареждането в банката на купувача. Банката изпълнява плащането. (все още в процес на разработване)

Реконсилация - Банката изпраща информация към системата за състоянието на изпратената платежна инструкция. Платежната инструкция може да бъде изпълнена или отказана по някаква причина. Системата предоставя получената информация на купувача и доставчика.

Ползи за участниците

Пестене на време и пари – Намаляват се разходите за труд и материали свързани с отпечатването за разлика от традиционната хартиена фактура. Намаляват се пощенски и други разходи свързани с доставката на фактурата.

Намаляване на грешките – Електронните фактури се представят, управляват и архивират онлайн, което отстранява проблемите свързани със закъснение и изгубване на документи. Дубликати на документи, като копия на фактури вече не се изискват.

Бързо уреждане – Автоматичния път на достигане на фактурите до платците повишава финансовия контрол на доставчика. Представянето на фактурите през сайта на консолидатора, онлайн оспорването и решаването на спорове, одобряването на фактурите от платеца и плащането спомагат за ускоряване на целия процес по предоставяне на стоки и услуги и заплащането им от получателя.

Електронни разплащания – Чрез този начин се постига ускоряване на процеса по заплащане на стоките и услугите.

Реконсилация на плащания и фактури – При използване на електронно разплащане референциите, които доставчикът е въвел във фактурата ще бъдат пренесени автоматично в платежната инструкция което създава условие за срещане на поискани и получени суми.

Подобряване на връзките - Използването на системата позволява както доставчиците да подобрят връзките с клиентите си, така и обратното за клиентите